Conditions de la Plateforme et Accord de Sous-traitance des Données

1. Objet et champ d’application

Les présentes Conditions de la Plateforme régissent l’abonnement à la plateforme VoraPlex et son utilisation par les commerces (le « Commerce »). Elles comprennent, à la section 12, l’Accord de sous-traitance des données exigé par l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Elles complètent les Conditions générales du site web et la Politique de confidentialité. En cas de divergence concernant l’utilisation de la plateforme, les présentes Conditions de la Plateforme prévalent.

2. Parties et définitions

• VoraPlex : Liliana Isabel Marques Dores (nom commercial VoraPlex), entrepreneure individuelle, NIF PT226400115, Av. São Lourenço da Barrosa, Edf. Carmix, Ap. 201, 8500-510 Portimão, Portugal.
• Commerce : l’entreprise qui s’abonne à la plateforme et ses utilisateurs autorisés (propriétaire et opérateurs).
• Client Final : le client du Commerce qui adhère au programme de points du Commerce.
• Programme : le programme de points, de récompenses et de communications configuré par le Commerce sur la plateforme.
• Tableau de bord : l’espace de gestion du Commerce sur la plateforme.

3. Inscription, formules et prix

• Les formules correspondent au nombre de clients enregistrés dans le Programme du Commerce (Start, Growth, Pro et Enterprise). Les prix en vigueur sont publiés sur voraplex.com et dans le Tableau de bord. La TVA au taux légal s’ajoute aux prix.
• Si le nombre de clients enregistrés dépasse la limite de la formule souscrite, VoraPlex peut ajuster l’abonnement à la tranche correspondante, en en informant préalablement le Commerce.
• Il n’y a pas de frais d’installation. La plateforme fonctionne dans le navigateur et ne comprend pas d’équipement (matériel).
• Toutes les formules incluent 10 messages par mois. Le quota ne se cumule pas et se renouvelle le 1er de chaque mois. Des packs de SMS supplémentaires peuvent être achetés, valables 6 mois, et ne sont utilisés qu’une fois le quota du mois épuisé.
• Certaines fonctionnalités optionnelles (par exemple, l’agenda de rendez-vous, la lecture du ticket en mode automatique ou la gestion de Google Business) peuvent être soumises à des conditions propres, indiquées dans le Tableau de bord ou dans le devis.
• Le compte et les services sont activés après confirmation du paiement.

4. Paiement et facturation

• Le paiement s’effectue par carte, de manière sécurisée via Stripe. Les données de la carte ne transitent pas par les serveurs de VoraPlex.
• L’abonnement peut être mensuel ou annuel. Dans la formule annuelle, 2 mois sont offerts. Le montant est facturé au début de chaque période.
• Pour chaque prélèvement, la facture-reçu correspondante est émise et envoyée par e-mail.
• En cas de défaut de paiement, VoraPlex peut suspendre l’accès et, si le défaut persiste, résilier l’abonnement.

5. Durée et résiliation

• L’abonnement se renouvelle automatiquement à la fin de chaque période (mensuelle ou annuelle) jusqu’à sa résiliation.
• Le Commerce peut résilier à tout moment depuis la page « Abonnement » du Tableau de bord. La résiliation volontaire bloque l’accès immédiatement.
• Garantie de satisfaction de 30 jours. Le premier abonnement payant de chaque Commerce bénéficie d’une garantie de 30 jours calendaires, comptés à partir du premier paiement. Dans ce délai, le Commerce peut résilier et demander, par e-mail à voraplex@voraplex.com, le remboursement intégral de ce premier paiement, effectué par le même moyen de paiement. La garantie ne s’applique pas aux renouvellements, aux changements de formule, aux SMS ni aux autres extras, et ne peut être utilisée plus d’une fois par le même Commerce, titulaire, NIF ou entreprise. Les détails figurent à la clause 6.2.1 des Conditions de service.
• En dehors de la garantie de satisfaction mentionnée ci-dessus, les sommes déjà payées pour la période en cours ne sont pas remboursées, sauf disposition légale impérative contraire.
• Après la résiliation, les données opérationnelles sont conservées pendant 90 jours, afin de permettre la réactivation ou l’exportation à la demande du Commerce. Passé ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées, à l’exception de celles que la loi oblige à conserver (par exemple, les factures).

6. Utilisation de la plateforme par le Commerce

• Le Commerce est responsable de la confidentialité des identifiants et des actions de ses opérateurs, qui ne doivent disposer que de l’accès nécessaire.
• Le Commerce définit les règles de son Programme (points, récompenses, montants minimaux, campagnes) et s’engage à les respecter à l’égard des Clients Finaux, de manière claire et transparente.
• Le Commerce est seul responsable des produits, services et récompenses qu’il propose, et de sa relation commerciale avec ses clients.
• Pour la lecture du QR code du ticket, le Commerce doit renseigner correctement son NIF d’émetteur.
• Il est interdit d’utiliser la plateforme à des fins illicites, d’envoyer des contenus illégaux, trompeurs ou abusifs, ou de tenter d’accéder aux données d’autres commerces.

7. Clients Finaux et programme de points

• Le Client Final adhère avec son numéro de téléphone portable et un code PIN, sans installer d’application.
• Les points sont attribués pour les achats enregistrés au Commerce, par la lecture du QR code du ticket ou par l’enregistrement au comptoir. Chaque ticket ne compte qu’une fois et doit être lu dans le délai et les limites indiqués sur la plateforme (actuellement, jusqu’à 72 heures après l’achat et jusqu’à 5 tickets par jour et par client).
• Les utilisations de récompenses sont validées avec le code affiché sur le téléphone ou avec le PIN du Client Final.
• En cas d’utilisation anormale, d’abus ou de soupçon de fraude, le Commerce ou VoraPlex peuvent suspendre immédiatement le cumul et l’utilisation des récompenses pendant la vérification, et annuler les mouvements indus.
• La participation au réseau de commerces VoraPlex est facultative.

8. Messages et SMS

• Le Commerce ne peut envoyer des communications commerciales qu’aux Clients Finaux ayant donné leur consentement, conformément à la loi portugaise n° 41/2004 et au RGPD, et doit respecter les demandes d’opposition.
• Le Commerce est responsable du contenu des messages qu’il envoie.
• Les messages de sécurité (par exemple, les codes de vérification) ne comptent pas dans le quota du Commerce.

9. Disponibilité et assistance

VoraPlex s’efforce de maintenir la plateforme disponible et sécurisée, mais ne garantit pas une disponibilité ininterrompue : des interruptions peuvent survenir en raison de la maintenance, de mises à jour ou de facteurs externes. L’assistance est fournie par e-mail à voraplex@voraplex.com.

10. Ce que VoraPlex ne fait pas

• Elle n’émet pas de factures ni de reçus pour les ventes du Commerce et ne remplace pas son logiciel de facturation.
• Elle ne s’occupe pas de la comptabilité ni des obligations fiscales du Commerce.
• Elle ne fournit pas d’équipement.
• Elle ne garantit pas de résultats commerciaux ni l’adhésion des clients, qui dépendent du Commerce.
• Elle ne conserve pas les données de paiement des Clients Finaux.
• Elle ne règle pas les litiges relatifs aux produits ou services du Commerce.

11. Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, VoraPlex n’est pas responsable des dommages indirects, des pertes de bénéfices ni de l’interruption d’activité, et sa responsabilité totale envers le Commerce est limitée au montant payé par le Commerce au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde, ni n’écartent les droits que la loi ne permet pas d’exclure.

12. Accord de sous-traitance des données (RGPD, art. 28)

Cette section constitue le contrat de sous-traitance prévu à l’article 28, paragraphe 3, du RGPD entre le Commerce et VoraPlex. L’acceptation des présentes Conditions lors de l’inscription vaut acceptation du présent Accord, sous forme électronique (art. 28, paragraphe 9).

12.1 Rôles des parties

• Le Commerce est le responsable du traitement des données de ses Clients Finaux dans le cadre de son Programme : achats enregistrés au Commerce, points, récompenses, historique, segments et messages.
• VoraPlex est le sous-traitant de ces données et ne les traite que pour le compte du Commerce et selon ses instructions documentées, à savoir les paramétrages et actions effectués dans le Tableau de bord et les présentes Conditions.
• VoraPlex est responsable de traitement de manière autonome pour les données nécessaires au compte du Client Final sur la plateforme (téléphone, PIN, authentification), à la sécurité et à la prévention de la fraude, à la facturation du Commerce et au site web, conformément à la Politique de confidentialité.

12.2 Objet, durée, nature et finalité

Mettre à la disposition du Commerce le programme de points et de récompenses, l’enregistrement des achats, le CRM clients, les statistiques, l’agenda (lorsqu’il est activé) et l’envoi de messages. Le traitement dure tant que l’abonnement est actif et, après la résiliation, pendant le délai de 90 jours prévu à la section 5.

12.3 Catégories de personnes concernées et de données

• Personnes concernées : les Clients Finaux du Commerce et les utilisateurs autorisés du Commerce.
• Données : nom (lorsqu’il est indiqué), numéro de téléphone portable, données d’achat (date, montant, commerce, numéro du document et ATCUD du ticket), points, récompenses et utilisations, historique, préférences de communication, rendez-vous (lorsque l’agenda est activé) et données techniques d’accès.
• La plateforme ne demande pas et ne conserve pas le NIF du Client Final ni les données de paiement des Clients Finaux.
• Le Commerce s’engage à ne pas enregistrer sur la plateforme de catégories particulières de données (par exemple, des données de santé), y compris dans les champs de texte libre.

12.4 Obligations de VoraPlex

• Traiter les données uniquement selon les instructions documentées du Commerce, y compris en ce qui concerne les transferts internationaux, sauf obligation légale, et informer le Commerce si elle considère qu’une instruction viole la loi.
• Garantir que les personnes autorisées à traiter les données se sont engagées à respecter la confidentialité.
• Appliquer des mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 32), notamment : communications chiffrées (HTTPS), contrôle d’accès par profil (propriétaire et opérateurs), PIN pour les utilisations de récompenses, journalisation des actions pertinentes, séparation des données de chaque Commerce et routines de nettoyage des données obsolètes.
• Aider le Commerce à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées et à respecter les articles 32 à 36 du RGPD.
• Notifier le Commerce, dans les meilleurs délais et, si possible, dans un délai de 48 heures, après avoir pris connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant ses données.
• À la fin de la prestation, et au choix du Commerce, supprimer ou restituer les données, sans préjudice de la conservation exigée par la loi.
• Mettre à la disposition du Commerce les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article et permettre des audits, moyennant un préavis raisonnable et aux frais du Commerce.

12.5 Sous-traitants ultérieurs

Le Commerce donne à VoraPlex une autorisation générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, soumis à des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord :

• Prestataire d’hébergement web engagé par VoraPlex : hébergement de la plateforme et des bases de données.
• SMSAPI (LINK Mobility Poland, Union européenne) : envoi de SMS et de codes de vérification.

VoraPlex informe le Commerce, au moins 30 jours à l’avance, de l’ajout ou du remplacement de sous-traitants ultérieurs. Le Commerce peut s’y opposer pour un motif fondé et, à défaut d’accord, résilier l’abonnement sans pénalité. La liste à jour est disponible sur demande.

Stripe (paiements) et le logiciel de facturation KeyInvoice traitent les données de facturation du Commerce, sous la responsabilité de VoraPlex, et non les données des Clients Finaux.

12.6 Transferts internationaux

Les données ne sont transférées en dehors de l’Espace économique européen qu’avec les garanties prévues au chapitre V du RGPD.

12.7 Obligations du Commerce

• Garantir qu’il dispose d’une base juridique pour le traitement et, lorsque nécessaire, du consentement des Clients Finaux, notamment pour les communications commerciales.
• Informer les Clients Finaux du traitement de leurs données (art. 13 et 14 du RGPD).
• Ne donner que des instructions licites et répondre aux demandes des personnes concernées, avec l’aide de VoraPlex.

13. Modifications

VoraPlex peut modifier les présentes Conditions pour refléter des changements juridiques, techniques ou commerciaux. Les modifications importantes sont communiquées au Commerce au moins 30 jours à l’avance. Si le Commerce n’est pas d’accord, il peut résilier l’abonnement avant leur entrée en vigueur.

14. Droit applicable, règlement des litiges et Livre de Réclamations

Les présentes Conditions sont régies par le droit portugais. Pour tout litige, les tribunaux de l’arrondissement de Faro (Portimão) sont compétents, sans préjudice des règles impératives applicables.

En cas de litige de consommation, le consommateur peut s’adresser au Centre d’arbitrage des litiges de consommation de l’Algarve ou au CNIACC. Plus d’informations sur le Portail du Consommateur portugais. Le Livre de Réclamations électronique est disponible sur www.livroreclamacoes.pt.

15. Contact

Pour toute question sur les présentes Conditions ou sur la protection des données : voraplex@voraplex.com · +351 964 857 666 · Av. São Lourenço da Barrosa, Edf. Carmix, Ap. 201, 8500-510 Portimão, Portugal.