Termini della Piattaforma e Accordo sul Trattamento dei Dati

1. Oggetto e ambito

I presenti Termini della Piattaforma disciplinano l’abbonamento e l’utilizzo della piattaforma VoraPlex da parte delle attività (l’“Attività”). Includono, alla sezione 12, l’Accordo sul trattamento dei dati richiesto dall’articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Integrano i Termini e Condizioni generali del sito web e l’Informativa sulla privacy. In caso di divergenza sull’utilizzo della piattaforma, prevalgono i presenti Termini della Piattaforma.

2. Parti e definizioni

• VoraPlex: Liliana Isabel Marques Dores (nome commerciale VoraPlex), imprenditrice individuale, NIF PT226400115, Av. São Lourenço da Barrosa, Edf. Carmix, Ap. 201, 8500-510 Portimão, Portogallo.
• Attività: l’impresa che sottoscrive la piattaforma e i suoi utenti autorizzati (titolare e operatori).
• Cliente Finale: il cliente dell’Attività che aderisce al programma a punti dell’Attività.
• Programma: il programma di punti, premi e comunicazioni configurato dall’Attività sulla piattaforma.
• Pannello: l’area di gestione dell’Attività sulla piattaforma.

3. Adesione, piani e prezzi

• I piani corrispondono al numero di clienti registrati nel Programma dell’Attività (Start, Growth, Pro ed Enterprise). I prezzi in vigore sono pubblicati su voraplex.com e nel Pannello. Ai prezzi si aggiunge l’IVA all’aliquota di legge.
• Se il numero di clienti registrati supera il limite del piano sottoscritto, VoraPlex può adeguare l’abbonamento allo scaglione corrispondente, informandone preventivamente l’Attività.
• Non ci sono costi di installazione. La piattaforma funziona nel browser e non comprende attrezzature (hardware).
• Tutti i piani includono 10 messaggi al mese. La quota non si accumula e si rinnova il 1° di ogni mese. Possono essere acquistati pacchetti SMS aggiuntivi, validi 6 mesi, che vengono utilizzati solo dopo l’esaurimento della quota del mese.
• Alcune funzionalità opzionali (ad esempio, l’agenda appuntamenti, la lettura dello scontrino in modalità automatica o la gestione di Google Business) possono essere soggette a condizioni proprie, indicate nel Pannello o nel preventivo.
• L’account e i servizi vengono attivati dopo la conferma del pagamento.

4. Pagamento e fatturazione

• Il pagamento avviene con carta, in modo sicuro tramite Stripe. I dati della carta non transitano dai server di VoraPlex.
• L’abbonamento può essere mensile o annuale. Nella modalità annuale vengono offerti 2 mesi. L’importo viene addebitato all’inizio di ogni periodo.
• Per ogni addebito viene emessa e inviata via email la relativa fattura-ricevuta.
• In caso di mancato pagamento, VoraPlex può sospendere l’accesso e, se il mancato pagamento persiste, annullare l’abbonamento.

5. Durata e recesso

• L’abbonamento si rinnova automaticamente alla fine di ogni periodo (mensile o annuale) fino a quando non viene annullato.
• L’Attività può annullare in qualsiasi momento dalla pagina “Abbonamento” del Pannello. L’annullamento volontario blocca l’accesso immediatamente.
• Garanzia di soddisfazione di 30 giorni. Il primo abbonamento a pagamento di ogni Attività beneficia di una garanzia di 30 giorni di calendario, calcolati dal primo pagamento. Entro tale termine, l’Attività può annullare e chiedere, via email a voraplex@voraplex.com, il rimborso integrale di tale primo pagamento, effettuato con lo stesso mezzo di pagamento. La garanzia non si applica a rinnovi, cambi di piano, SMS o altri extra, né può essere utilizzata più di una volta dalla stessa Attività, titolare, NIF o impresa. I dettagli sono indicati nella clausola 6.2.1 dei Termini di Servizio.
• Al di fuori della garanzia di soddisfazione sopra indicata, gli importi già pagati relativi al periodo in corso non sono rimborsati, salvo diversa disposizione di legge imperativa.
• Dopo l’annullamento, i dati operativi vengono conservati per 90 giorni, per consentire la riattivazione o l’esportazione su richiesta dell’Attività. Trascorso tale termine, vengono cancellati o anonimizzati, ad eccezione di quelli che la legge obbliga a conservare (ad esempio, le fatture).

6. Utilizzo della piattaforma da parte dell’Attività

• L’Attività è responsabile della riservatezza delle credenziali e delle azioni dei propri operatori, che devono disporre solo dell’accesso necessario.
• L’Attività definisce le regole del proprio Programma (punti, premi, importi minimi, campagne) e si impegna a rispettarle nei confronti dei Clienti Finali, in modo chiaro e trasparente.
• L’Attività è l’unica responsabile dei prodotti, dei servizi e dei premi che offre, e del rapporto commerciale con i propri clienti.
• Per la lettura del QR dello scontrino, l’Attività deve registrare correttamente il proprio NIF di emittente.
• È vietato usare la piattaforma per scopi illeciti, inviare contenuti illegali, ingannevoli o abusivi, o tentare di accedere ai dati di altre attività.

7. Clienti Finali e programma a punti

• Il Cliente Finale aderisce con il numero di cellulare e un PIN, senza installare app.
• I punti vengono assegnati per gli acquisti registrati presso l’Attività, tramite la lettura del QR dello scontrino o la registrazione al banco. Ogni scontrino conta una sola volta e deve essere letto entro il termine e i limiti indicati sulla piattaforma (attualmente, fino a 72 ore dopo l’acquisto e fino a 5 scontrini al giorno per cliente).
• I riscatti sono convalidati con il codice mostrato sul telefono o con il PIN del Cliente Finale.
• In caso di utilizzo anomalo, abuso o sospetto di frode, l’Attività o VoraPlex possono sospendere immediatamente l’accumulo e l’utilizzo dei premi durante la verifica e annullare i movimenti indebiti.
• La partecipazione alla rete di attività VoraPlex è facoltativa.

8. Messaggi e SMS

• L’Attività può inviare comunicazioni commerciali solo ai Clienti Finali che abbiano dato il relativo consenso, ai sensi della legge portoghese n. 41/2004 e del GDPR, e deve rispettare le richieste di opposizione.
• L’Attività è responsabile del contenuto dei messaggi che invia.
• I messaggi di sicurezza (ad esempio, i codici di verifica) non contano nella quota dell’Attività.

9. Disponibilità e assistenza

VoraPlex si impegna a mantenere la piattaforma disponibile e sicura, ma non garantisce una disponibilità ininterrotta: possono verificarsi interruzioni per manutenzione, aggiornamenti o fattori esterni. L’assistenza è fornita via email a voraplex@voraplex.com.

10. Cosa VoraPlex non fa

• Non emette fatture né ricevute per le vendite dell’Attività e non sostituisce il suo programma di fatturazione.
• Non si occupa della contabilità né degli obblighi fiscali dell’Attività.
• Non fornisce attrezzature.
• Non garantisce risultati commerciali né l’adesione dei clienti, che dipendono dall’Attività.
• Non conserva i dati di pagamento dei Clienti Finali.
• Non risolve controversie relative ai prodotti o ai servizi dell’Attività.

11. Responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, VoraPlex non risponde di danni indiretti, mancati guadagni o interruzione dell’attività, e la sua responsabilità complessiva nei confronti dell’Attività è limitata all’importo pagato dall’Attività nei 12 mesi precedenti il fatto che la origina. Tali limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave, né escludono diritti che la legge non consente di escludere.

12. Accordo sul trattamento dei dati (GDPR, art. 28)

Questa sezione costituisce il contratto di nomina a responsabile del trattamento previsto dall’articolo 28, paragrafo 3, del GDPR tra l’Attività e VoraPlex. L’accettazione dei presenti Termini al momento dell’adesione vale come accettazione del presente Accordo, in forma elettronica (art. 28, paragrafo 9).

12.1 Ruoli delle parti

• L’Attività è titolare del trattamento dei dati dei propri Clienti Finali nell’ambito del proprio Programma: acquisti registrati presso l’Attività, punti, premi, storico, segmenti e messaggi.
• VoraPlex è responsabile del trattamento di tali dati e li tratta solo per conto dell’Attività e secondo le sue istruzioni documentate, che sono le impostazioni e le azioni effettuate nel Pannello e i presenti Termini.
• VoraPlex è titolare autonomo del trattamento dei dati necessari per l’account del Cliente Finale sulla piattaforma (telefono, PIN, autenticazione), per la sicurezza e la prevenzione delle frodi, per la fatturazione dell’Attività e per il sito web, ai sensi dell’Informativa sulla privacy.

12.2 Oggetto, durata, natura e finalità

Mettere a disposizione dell’Attività il programma di punti e premi, la registrazione degli acquisti, il CRM clienti, le statistiche, l’agenda (quando attiva) e l’invio di messaggi. Il trattamento dura finché l’abbonamento è attivo e, dopo l’annullamento, per il periodo di 90 giorni previsto alla sezione 5.

12.3 Categorie di interessati e di dati

• Interessati: Clienti Finali dell’Attività e utenti autorizzati dell’Attività.
• Dati: nome (quando indicato), numero di cellulare, dati degli acquisti (data, importo, negozio, numero del documento e ATCUD dello scontrino), punti, premi e riscatti, storico, preferenze di comunicazione, appuntamenti (quando l’agenda è attiva) e dati tecnici di accesso.
• La piattaforma non richiede né conserva il NIF del Cliente Finale né i dati di pagamento dei Clienti Finali.
• L’Attività si impegna a non registrare sulla piattaforma categorie particolari di dati (ad esempio, dati sanitari), anche nei campi di testo libero.

12.4 Obblighi di VoraPlex

• Trattare i dati solo secondo le istruzioni documentate dell’Attività, anche per quanto riguarda i trasferimenti internazionali, salvo obbligo di legge, e informare l’Attività se ritiene che un’istruzione violi la legge.
• Garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati si siano impegnate alla riservatezza.
• Applicare misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32), in particolare: comunicazioni cifrate (HTTPS), controllo degli accessi per profilo (titolare e operatori), PIN per i riscatti, registrazione delle azioni rilevanti, separazione dei dati di ciascuna Attività e routine di pulizia dei dati obsoleti.
• Assistere l’Attività nel rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati e nel rispetto degli articoli da 32 a 36 del GDPR.
• Notificare all’Attività, senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 48 ore, dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i suoi dati.
• Al termine della prestazione, a scelta dell’Attività, cancellare o restituire i dati, fatta salva la conservazione prevista dalla legge.
• Mettere a disposizione dell’Attività le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto del presente articolo e consentire verifiche, con ragionevole preavviso e a spese dell’Attività.

12.5 Sub-responsabili del trattamento

L’Attività concede a VoraPlex un’autorizzazione generale a ricorrere ai seguenti sub-responsabili, soggetti a obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente Accordo:

• Fornitore di hosting web incaricato da VoraPlex: hosting della piattaforma e dei database.
• SMSAPI (LINK Mobility Poland, Unione Europea): invio di SMS e codici di verifica.

VoraPlex informa l’Attività, con almeno 30 giorni di anticipo, dell’aggiunta o della sostituzione di sub-responsabili. L’Attività può opporsi per giustificato motivo e, in mancanza di accordo, annullare l’abbonamento senza penali. L’elenco aggiornato è disponibile su richiesta.

Stripe (pagamenti) e il software di fatturazione KeyInvoice trattano dati di fatturazione dell’Attività, sotto la responsabilità di VoraPlex, e non dati dei Clienti Finali.

12.6 Trasferimenti internazionali

I dati vengono trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo solo con le garanzie previste dal Capo V del GDPR.

12.7 Obblighi dell’Attività

• Garantire di avere una base giuridica per il trattamento e, quando necessario, il consenso dei Clienti Finali, in particolare per le comunicazioni commerciali.
• Informare i Clienti Finali sul trattamento dei loro dati (artt. 13 e 14 del GDPR).
• Impartire solo istruzioni lecite e rispondere alle richieste degli interessati, con l’assistenza di VoraPlex.

13. Modifiche

VoraPlex può modificare i presenti Termini per riflettere cambiamenti legali, tecnici o commerciali. Le modifiche rilevanti sono comunicate all’Attività con almeno 30 giorni di anticipo. Se l’Attività non è d’accordo, può annullare l’abbonamento prima della loro entrata in vigore.

14. Legge applicabile, risoluzione alternativa delle controversie e Libro dei Reclami

I presenti Termini sono regolati dalla legge portoghese. Per qualsiasi controversia è competente il foro del circondario di Faro (Portimão), fatte salve le norme imperative applicabili.

In caso di controversia di consumo, il consumatore può rivolgersi al Centro di Arbitrato dei Conflitti di Consumo dell’Algarve o al CNIACC. Maggiori informazioni sul Portale del Consumatore portoghese. Il Libro dei Reclami Elettronico è disponibile su www.livroreclamacoes.pt.

15. Contatti

Per domande sui presenti Termini o sulla protezione dei dati: voraplex@voraplex.com · +351 964 857 666 · Av. São Lourenço da Barrosa, Edf. Carmix, Ap. 201, 8500-510 Portimão, Portogallo.