Aktualisierung v2.0 — Automatischer Modus

Alle Geschäfte starten automatisch und können unter Sammel- und Einlösemodus mit Backoffice-Bestätigung frei wechseln. Punkte und Verlauf bleiben erhalten.

Automatisch scannt der Kunde den Steuer-QR, bis zu 5 gültige Belege pro Geschäft und Tag, verfolgt den Fortschritt und aktiviert beim Bezahlen. Das Geschäft prüft Name, Prämie, Status, Zeit und maskierte Nummer, wendet die Prämie an und gibt den Beleg aus. Ein späterer Kauf kann ohne Punkte abschließen.

Manuell bleibt der bisherige POS: Der Kunde nennt die vierstellige Konto-PIN und das Geschäft prüft sie. Nutzen Sie Sicherheit und Missbrauch. VoraPlex speichert oder vergleicht keine Kunden-Steuernummer.

POS-Barcode (automatische Prämie)

Unter Prämien → Bearbeiten kann das Geschäft einen EAN-13-Code für seine Kassensoftware speichern. Er erscheint nur bei einer aktiven automatischen Prämie und erlaubt das Scannen des im POS angelegten Artikels, Gratisprodukts oder Rabatts.

• Den Standardcode beibehalten, außer er gehört bereits zu einem POS-Artikel.
• Artikel/Rabatt im POS mit exakt demselben Code und Wert anlegen.
• Bei 12 Ziffern berechnet VoraPlex die Prüfziffer; bei 13 muss der EAN-13 gültig sein.
• Verschiedene Geschäfte dürfen denselben Code verwenden, da jede Kasse lokal zuordnet.

Vor dem Anwenden Geschäft, Prämie, aktiven Status und Timer prüfen. Der Barcode ersetzt weder die VoraPlex-Prüfung noch den Beleg, den der Kunde anschließend scannt.

Vollständiger Leitfaden für Händler — So funktioniert VoraPlex

Letzte Aktualisierung: 21/09/2026

Dieser Leitfaden erklärt klar und ohne Umschweife alles, was ein Händler wissen muss, bevor er VoraPlex beitritt: was es ist, wie es funktioniert, was es kostet, was enthalten ist und was nicht.

1. Was ist VoraPlex

VoraPlex ist viel mehr als ein Punkteprogramm: eine komplette Plattform, um Kunden zu verwalten und zu binden — mit Terminplaner und SMS-Erinnerungen, SMS-Kampagnen, Statistiken und Insights, Beleg-Scan und einem Netz von Partnergeschäften. Das Punkte- und Prämienprogramm ist nur einer seiner Bausteine. Alles wird über ein Online-Kassensystem verwaltet, das auf jedem Gerät mit Browser läuft.

VoraPlex verkauft keine Produkte, stellt keine Rechnungen für Händler aus und ist nicht für den Geschäftsbetrieb des Händlers verantwortlich. Es ist ein technologisches Werkzeug für Kundenbindung — der Händler nutzt es, der Händler führt das Geschäft.

2. Wie das Punkteprogramm funktioniert

Aus Kundensicht:

• Der Kunde registriert sich mit Name und Telefonnummer.
• Er erstellt eine 4-stellige PIN (oder ein Passwort) zur Identifikation bei Transaktionen.
• Bei jedem Einkauf trägt der Kassierer den Betrag ein, und Punkte werden automatisch gutgeschrieben.
• Hat der Kunde genug Punkte, kann er diese gegen Prämien einlösen — was stets die Eingabe der PIN erfordert.

Aus Händlersicht:

• Der Händler legt die Regeln fest: Punkte pro Euro, verfügbare Prämien, Mindesteinkaufswert usw.
• Der Kassierer erfasst Käufe und Einlösungen; mehrere Kassierer (Mitarbeiter) können eingeschränkten Zugang haben.
• Der Händler-Administrator sieht Statistiken, verwaltet Kunden, richtet Kampagnen ein und sendet Nachrichten.

Punkte über den Beleg sammeln (optional): neben der Erfassung an der Theke kann der Kunde selbst Punkte sammeln, indem er den fiskalischen QR-Code des Belegs in der VoraPlex-App scannt. Damit das funktioniert, muss der Händler seine Steuernummer (NIF) eingetragen haben. Jeder Beleg zählt nur einmal, muss innerhalb von 72 Stunden gescannt werden, und jeder Kunde kann höchstens 5 gültige Belege pro Geschäft und Tag scannen.

3. Pläne und Preise

Plan	Kunden	Preis/Monat
Google Business	Über 500	77 €
Start	Bis zu 250	77 €
Growth	251 bis 1000	99 €
Pro	1001 bis 5000	149 €
Enterprise	Über 5000	Verhandelt

Der Plan wird mit wachsender Kundenzahl angepasst. Es gibt keine versteckten Einrichtungsgebühren. Hardware ist nicht enthalten — der Händler benötigt einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone mit Browser.

4. Was in allen Plänen enthalten ist

• Zugang zum Online-Kassensystem (Einkäufe, Einlösungen, Punktestand)
• Kundenverwaltung und vollständiger Verlauf
• Konfiguration von Punkte- und Prämienregeln
• Kassierer-Konten (Mitarbeiter) mit eingeschränktem Zugang
• 50 Nachrichten/Monat für interne Benachrichtigungen an Kunden (über die VoraPlex-App)
• Statistiken und Grundberichte
• Kunden- und Shop-Insights
• Zugang zum VoraPlex-Netzwerk (siehe unten)
• E-Mail-Support

5. Nachrichten — was es ist und wie es funktioniert

Die Plattform ermöglicht das Senden von Nachrichten an Kunden innerhalb der VoraPlex-App (interne Benachrichtigungen). Jeder Plan enthält 50 Nachrichten pro Monat. Das Kontingent wird nicht übertragen — es wird am 1. jedes Monats zurückgesetzt.

Es gibt auch die Möglichkeit, echte SMS ans Kundentelefon zu senden (über externen Anbieter SMSAPI). Dies verbraucht dasselbe monatliche Kontingent. Der Händler ist verantwortlich dafür, dass er eine rechtliche Grundlage für Marketingkommunikation mit Kunden hat.

Terminplaner (optional). Für Betriebe mit Terminen organisiert ein Terminplaner-Modul die Termine nach Mitarbeitendem (Listen-, Tages-, Wochen- und Monatsansicht). Mit aktiviertem SMS-Add-on des Planers erhält der Kunde automatisch eine Erinnerungs-SMS etwa 24 Stunden vor dem Termin; jede Erinnerung verbraucht 1 SMS aus demselben Monatskontingent (oder aus gekauften SMS). Der Terminplaner und sein SMS-Add-on sind optional und werden auf Anfrage aktiviert.

6. Das Kassensystem — täglicher Betrieb

1. Kunden anhand der Telefonnummer identifizieren (mit Ländervorwahl, z. B. +49151234567).
2. Einkaufsbetrag und Belegnummer (Rechnung/Quittung) erfassen.
3. Punkte werden automatisch nach den konfigurierten Regeln vergeben.
4. Zur Einlösung einer Prämie muss der Kunde seine PIN eingeben — ohne PIN keine Einlösung. Keine Ausnahmen ohne Genehmigung eines Vorgesetzten.

Das Kassensystem läuft auf jedem Browser (Smartphone, Tablet, Computer). Keine Software-Installation erforderlich.

7. Mitarbeiterverwaltung (Kassierer)

Der Händler kann Kassierer-Konten für Mitarbeiter erstellen. Kassierer haben ausschließlich Zugang zum Kassensystem (Einkäufe und Einlösungen). Sie sehen keine Statistiken, verwalten keine Kunden und ändern keine Einstellungen. Der Händler-Administrator kontrolliert alles.

8. VoraPlex-Netzwerk

Das VoraPlex-Netzwerk ermöglicht es, dass Kundenpunkte aus einem Shop in anderen Shops desselben Netzwerks anerkannt werden — wenn der Shop diese Funktion nutzt. Kundenbewegungen werden erfasst und im Dashboard angezeigt.

Wichtig: der Beitritt zum Netzwerk ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, Kunden mit anderen Shops zu teilen.

9. Änderung der Kundentelefonummer

Die Telefonnummer ist die primäre Kennung des Kunden. Bei einem Nummernwechsel muss der Kunde diese unverzüglich in einem VoraPlex-Shop aktualisieren oder voraplex@voraplex.com kontaktieren. Die Aktualisierung erfordert die PIN der alten Nummer in der VoraPlex-App. VoraPlex und die Shops übernehmen keine Haftung für Punkteverlust oder unbefugten Zugriff durch verspätete Aktualisierung.

10. Was VoraPlex NICHT tut

• Stellt keine Rechnungen oder Quittungen für Händlerverkäufe aus.
• Garantiert nicht, dass Kunden das Programm nutzen — die Kundenbeteiligung liegt beim Händler.
• Liefert keine Hardware (Drucker, Tablets, Scanner).
• Übernimmt keine Buchhaltung oder steuerlichen Pflichten des Händlers.
• Löst keine Streitigkeiten zwischen Händler und Kunden über Produkte oder Dienstleistungen.
• Garantiert keine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit — planmäßige Wartungen können auftreten.
• Speichert keine Zahlungsdaten (Kreditkarten, Bankdaten).

11. Datenschutz (DSGVO)

Der Händler ist Verantwortlicher für die Verarbeitung der Kundendaten. VoraPlex fungiert als technischer Auftragsverarbeiter. Der Händler ist verpflichtet, Kunden über die Datennutzung zu informieren und notwendige Einwilligungen einzuholen.

12. So treten Sie bei

1. VoraPlex per E-Mail kontaktieren: voraplex@voraplex.com
2. Den passenden Plan für die erwartete Kundenzahl wählen.
3. VoraPlex richtet den Shop auf der Plattform ein und gibt Zugang zum Admin-Panel.
4. Der Händler konfiguriert Punkte-, Prämienregeln und Kommunikation.
5. Mitarbeiter werden im Kassensystem geschult (einfach — ca. 30 Minuten).
6. Der Händler beginnt mit der Registrierung von Kunden und Einkäufen.

13. Support

• E-Mail: voraplex@voraplex.com
• Unternehmen: VoraPlex – Liliana Isabel Marques Dores
• Steuernummer (NIF): PT226400115
• Adresse: Av. São Lourenço da Barrosã, Apartamento 201, 8500-510 Portimão, Portugal
• Telefon: +351 964 857 666